業務の効率化や情報の一元管理を目的としてKintoneを導入する企業が増える中、他システムとのデータ連携が重要な課題となっています。
Kintone単体では解決しきれない業務フローの最適化や、部署間の情報共有をスムーズに進めるには、外部システムとの連携が不可欠です。適切な連携方法を選ぶことで、データの二重入力を防ぎ、作業の自動化や分析精度の向上につながります。
本記事では、Kintoneと他システムを連携するメリットや最適な手段について解説します。
Kintoneにおける他システムとのデータ連携メリット
Kintoneを他の業務システムと連携することで、社内の情報共有や業務フローの効率化が飛躍的に進みます。部署ごとに分断されがちなデータを統合し、リアルタイムでの情報活用が可能になるため、意思決定のスピードも向上し、作業の正確性と生産性が高まるのも利点です。さらに、業務システム全体の可視化が進むことで、業務改善や自動化にもつながるため、Kintoneとのシームレスなデータ連携は、組織全体の業務基盤を強化する上で非常に有効です。
自社データベースとの連携により顧客情報の解像度が上がる
Kintoneを自社の基幹データベースと連携させることで、営業、マーケティング、カスタマーサポートなど複数部門で一貫した顧客情報を共有できるようになります。たとえば、過去の購入履歴や問い合わせ履歴、契約状況などをKintone上で参照できるようにすることで、顧客に対してより深く、的確なアプローチが可能になります。こうした連携により、顧客の行動パターンやニーズを把握しやすくなり、顧客理解の精度が向上します。結果として、より顧客の状態に合わせたアプローチが可能になることで、顧客満足度の向上やロイヤルティ強化にもつながります。
マーケティングのリード情報との連携でナーチャリングを強化できる
KintoneをMA（マーケティングオートメーション）ツールと連携させることで、見込み顧客（リード）の段階的な関係構築であるナーチャリングがより精度高く進められます。Web上の閲覧履歴や資料請求などの行動データを自動でKintoneに連携させることで、リードの関心度や検討フェーズを可視化し、パーソナライズされたアプローチが可能になります。これにより、リードごとの最適なタイミングでの情報提供やフォローが実現し、育成から商談化への流れをスムーズに構築できるだけでなく、営業やカスタマーサクセス部門との情報共有も促進され、全体として継続的なナーチャリング戦略の強化につながります。
経理や労務システムと連携することでローカル環境での情報管理から脱却できる
Kintoneを経理や労務などのバックオフィス系システムと連携することで、Excelや紙資料といったローカル環境での情報管理から脱却できます。たとえば、勤怠データや経費精算の内容をKintoneで自動取得し、集計・確認業務を一元化することで、手作業による入力ミスや確認漏れを防げます。また、データの更新がリアルタイムで反映されるため、管理者側も常に正確な情報を把握でき、業務のスピードと正確性が向上します。こうした連携により、属人化しがちな管理業務の効率化を実現し、より戦略的な業務にリソースを振り分けることが可能になります。
Kintoneと他システムの連携方法
Kintoneと他システムを連携させる方法は複数ありますが、代表的なのがAPIを活用した自社開発による連携です。業務に合わせた柔軟な設計が可能で、既存システムとの連携性も高くなります。その一方で、開発リソースや保守体制の確保も求められるため、目的や運用体制に応じて、最適な連携方法を選ぶことが重要です。
自社開発によるAPI連携
APIを活用した自社開発によるKintoneとの連携は、システム同士のデータをリアルタイムかつ柔軟にやり取りできる点が魅力です。業務要件に合わせて自由に設計できるため、自社の業務プロセスに最適化された連携が実現します。たとえば、顧客情報の更新や売上データの自動連携など、手間のかかる業務を自動化しやすくなります。ただし、開発には一定の技術力と運用体制が必要となるため、事前の計画と検討が欠かせません。
API連携のメリット
API連携の最大の強みは、リアルタイムかつ柔軟なシステム間のデータ連携を実現できる点で、自社業務に合った連携構成が可能になり、業務の効率化が大きく進みます。
- リアルタイム連携が可能: データの即時反映により、常に最新情報を共有できます。
- 業務プロセスに合わせて柔軟に設計できる: 既存システムやワークフローとの連携をカスタマイズできます。
- 自動化による作業削減: 転記や確認などの手動作業を減らし、人的ミスの防止にもつながります。
- 独自機能の追加が可能: 通知やレポート出力など、業務に特化した機能を拡張できます。
こうしたメリットにより、Kintoneを中心とした業務最適化が期待できます。
API連携のデメリット
API連携は便利な一方で、導入・運用にはコストと体制面の課題も伴うため、事前の設計と体制構築が重要です。
- 開発に技術的な専門知識が必要: エンジニアが不在の場合、外部パートナーへの依頼が必要になることもあります。
- 保守・運用コストがかかる: システム変更や不具合対応に、継続的なリソース投入が求められます。
- 設計ミスによるトラブルリスク: 要件定義が不十分だと、連携エラーやデータ不整合が発生する恐れがあります。
- 開発期間が長期化する可能性: 複雑な連携では、テストや調整に時間を要することもあります。
これらのリスクを把握した上で、体制づくりと計画的な導入が必要です。
外部ツールを活用した連携
Kintoneと他システムを連携する方法として、ETL（Extract, Transform, Load）ツールなどの外部連携ツールを活用する手段があります。自社開発に比べて構築や運用の負担が軽く、ノーコード・ローコードで設定可能なサービスも多く存在します。専門的な知識がなくても柔軟なデータ連携が行えるため、スピーディーな導入が可能であり、業務改善のスピードを高める手段として注目されています。
ETLを活用した連携のメリット
ETLツールを使えば、開発不要でスピーディーにKintoneと他システムの連携を構築できます。特にノーコードで操作できる点は、多くの現場にとって大きな利点です。
- ノーコード・ローコードで操作可能: 専門知識がなくても、簡単な設定で連携フローを構築できます。
- 複数システム間のデータ変換に対応: 異なるデータ形式でも変換ルールを設定すれば自動で整形できます。
- スケジュール実行が可能: 連携処理を自動で定期実行でき、業務の自動化を進められます。
- 導入から運用までのスピードが早い: テンプレートや設定補助機能により、すぐに連携を開始できます。
これらの特長により、迅速かつ柔軟な業務改善が期待できます。
ETLを活用した連携のデメリット
便利なETLツールにも制限があり、すべての業務にフィットするとは限らないため、導入前に機能とコストの見極めが重要です。
- 対応システムに限りがある: 一部のツールでは連携できる外部サービスが限定的です。
- 月額・年額の利用料が発生する: 高機能なツールは費用が高くなり、長期的なコストがかかります。
ツール選定と費用対効果の見極めが成功の鍵となります。
Kintoneのその他外部サービスとのデータ連携方法
KintoneはGmailやGoogleカレンダー、Chatworkなど、日常的に使う外部サービスと連携することで、業務の効率化と情報共有をスムーズに進められます。
Gmail連携
GmailとKintoneを連携することで、受信したメールの内容をKintoneのレコードに自動登録できます。たとえば、お問い合わせメールを顧客管理アプリに記録することで、情報の抜け漏れを防げます。また、Kintoneから直接Gmailを起動して返信できるなど、やり取りの一元管理も可能です。営業活動やサポート対応の履歴を簡単に追跡できるため、対応スピードと品質の向上につながります。
Googleカレンダー連携
KintoneとGoogleカレンダーを連携すると、Kintone内の予定情報を自動でカレンダーに反映できます。たとえば、面談日や納品日をKintoneのアプリに登録するだけで、Googleカレンダーにも自動追加され、担当者へのリマインドも可能になります。予定管理の二重入力を防げるため、スケジュールの整合性が保たれ、業務のミス防止にも役立ちます。
Chatwork連携
ChatworkとKintoneを連携すれば、Kintone上で特定の条件を満たした際にChatworkへ自動通知を送信できます。たとえば、申請の承認完了やタスクの期限が近づいた際に、担当者のチャットに即時連絡が届くように設定できます。これにより、作業漏れの防止や対応のスピード向上が期待できます。Kintoneとチャットツールの連携は、チーム内の情報共有の強化にもつながります。
LINE WORKS連携
LINE WORKSとKintoneを連携すると、社内外の連絡手段として活用されているLINE WORKS上で、Kintoneの通知やデータ連携を行うことができます。たとえば、営業アプリに入力された商談情報をLINE WORKSで共有したり、申請の承認状況を自動通知したりすることが可能です。外出中の社員でもモバイルから情報をリアルタイムで確認できるため、コミュニケーションのスピードが向上します。
マネーフォワード連携
マネーフォワードとKintoneを連携させることで、経費精算や請求情報をKintone内で管理できるようになります。たとえば、Kintoneで申請された経費データをマネーフォワードに自動反映させることで、経理業務の二重入力を防止できます。これにより、処理のスピードと精度が向上し、経理部門の業務負担を大幅に軽減できるため、バックオフィス業務の効率化を進める上で有効な連携手段です。
ETLツールでデータ連携するならTROCCOがおすすめ
Kintoneと他システムを効率よく連携したい場合、ETLツールの中でも特におすすめなのがTROCCOです。TROCCOは、複数のクラウドサービスやデータベースと柔軟に接続できる高機能なETLツールで、ノーコード操作による設定が可能なため、エンジニアでなくても簡単に連携フローを構築できます。さらに、スケジュール設定やデータの変換ルールも細かく設定でき、業務要件に応じた自動連携を実現します。また、セキュリティや運用管理機能も充実しているため、企業利用でも安心して導入できます。Kintoneに蓄積されたデータを他システムに反映したり、外部の分析基盤へ送ったりする作業も効率化できるため、データドリブンな業務運営を加速させたい企業にとって最適な選択肢といえます。
まとめ
Kintoneを活用した業務効率化をさらに進めるには、他システムとのデータ連携が欠かせません。APIによる自社開発や、外部ツールを使ったノーコード連携など、目的や体制に応じた方法を選ぶことが重要で、ETLツールを活用すれば、スムーズかつ柔軟な連携構築が可能になります。中でもTROCCOは、操作の手軽さと高い拡張性を兼ね備えており、Kintoneの活用幅を大きく広げる強力なツールです。データ連携によって、Kintoneの価値を最大限に引き出し、業務全体の最適化を実現できますので、ぜひ一度primeNumberにご相談ください。
※本記事の制作には生成AIを活用していますが、編集者によってファクトチェックや編集をしています。